Contrôlez vos entrées avec nos terminaux WeezAccess Pro

Le terminal de contrôle WeezAccess Pro (aussi appelé WAP) utilise l'application WeezAccess (en téléchargement gratuit sur l' Appstore et sur Google Play Store) et permet de contrôler les billets de votre événement grâce à un lecteur de code-barres qui lui est intégré.

Lorsqu'une connexion Internet (Wi-Fi) est disponible sur le lieu de l'événement, les données de contrôle sont synchronisées entre le serveur et chaque appareil connecté. Une mise à jour automatique s'effectue toutes les 30 secondes, et permet de synchroniser les WAPs entre eux. Les billets vendus sur place en guichet, et à la dernière minute sur Internet pourront être reconnus par les WAPs.

Vous pouvez utiliser plusieurs appareils simultanément. Si la connexion Internet est interrompue, vous pourrez continuer à contrôler les billets puisqu'il n'y a  pas besoin d'être connecté à un réseau Wi-Fi pour scanner les billets. La synchronisation se fera quand la connexion sera à nouveau disponible.

Si vous souhaitez avoir un aperçu du terminal,  cliquez ici.

Vous avez loué ou acheté un WeezAccess Pro ? Suivez ce guide d'utilisation pour votre contrôle des accès !

Vous trouverez  ici la version papier de la notice . Nous vous conseillons de l'imprimer pour l'avoir à portée de main, si besoin, le jour de l'événement. Vous y trouverez notamment notre numéro d'astreinte à contacter en cas d'urgence technique les soirs et weekends.

1. Connectez-vous à Internet (Wi-Fi)

Les terminaux WeezAccess Pro nécessitent une connexion Internet pour le chargement des données de contrôle. Cliquez sur le bouton Réglages > Wi-Fi pour détecter le réseau de votre choix et y accéder par mot de passe.

2. Connectez-vous à votre compte Weezevent

Cliquez sur l'icône de l'application WeezAccess en bas de l'écran.

Attention
, pour vous connecter, vous devez obligatoirement créer un opérateur dans la rubrique Contrôle d'accès de votre votre compte, accessible depuis Outils > Contrôle d'accès > Opérateurs.

Le chargement des données de toutes vos listes actives débute dès que vous vous connectez.

NB : Si vous avez plusieurs icônes WeezAccess sur votre WAP, cliquez sur l'icône noire.

3. Sélectionnez la liste

Sélectionnez la ou les liste.s de contrôle nécessaire.s au contrôle des billets de votre événement puis cliquez sur "Charger".
Pour en savoir plus sur les listes de contrôle,  consultez notre article dédié.

NB: vous pouvez créer des listes de contrôle spécifiques depuis votre interface Weezevent dans la rubrique Outils > Contrôle d'accès > Listes.

4. Contrôlez vos billets

4.1 Modes de compostage

Mode scan Touchez l’écran ou pressez le bouton latéral pour déclencher le laser. Placez le billet perpendiculairement à l’appareil et visez le centre du code-barres. La distance entre le billet et le terminal doit être comprise entre 5 et 20 cm. N'hésitez pas à approcher/éloigner doucement le lecteur du billet pour une lecture plus rapide.
  Mode saisie En cas de code-barres mal imprimé ou illisible, utilisez le mode saisie manuelle. Cliquez sur "Saisie" dans le menu en bas de l'application et saisissez le numéro de code-barres figurant sur le billet imprimé. Terminez en cliquant sur « Valider ». Le statut du billet apparaît.
  Mode liste Saisissez un nom de participant ou le début du nom dans le champ de recherche puis cliquez sur « Rechercher ». Faites défiler la liste si nécessaire et cliquez sur la ligne correspondante. Cliquez sur « IN » pour composter le billet lorsque le participant se présente pour entrer ou sur « OUT » lorsque le participant part de votre événement.

4.2 Synchronisation

Si votre WAP est connecté à Internet, la synchronisation se fait automatiquement à l’intervalle que vous avez défini dans les réglages.
Par défaut, il est fixé à 30 secondes. Vous pouvez réduire ce délai à 5 secondes, toutefois cela consomme davantage de batteries.

La bulle en bas à gauche vous indique l'état de synchronisation de l'appareil :
  • Rouge : synchronisation initiale non terminée ou pas de synchro depuis 30min
  • Orange : pas de synchro depuis 5min
  • Vert : WAP synchronisé

4.3 Statuts des billets

Billet valide Billet déjà scanné Billet inconnu
Le billet est valide et a été composté. Le nom, le prénom et le tarif apparaissent.  Le billet a déjà été scanné. L’heure et le nom du mobile qui l’a scanné s’affichent.  Le billet n’est pas présent dans la liste des billets chargés dans l’appareil.

5. Fonctions et options supplémentaires

Cliquez sur l'icône Menu en bas à droite afin d'accéder aux éléments suivants :
  Informations session Permet de vérifier la liste de contrôle sélectionnée, l'identifiant opérateur utilisé pour se connecter et le nom du terminal de contrôle.

Statistiques Affiche les statistiques détaillées des billets contrôlés ventilés par catégories et sous-catégories
Réglages avancés Accédez aux réglages avancés de l’application : fréquence de synchronisation, mode entrées/sorties, mode association, alertes sonores, etc.

Le mode « entrée » (IN) vous permet de composter les billets pour faire entrer les participants (mode par défaut). Le mode « sortie » (OUT) vous permet de gérer la sortie des visiteurs. Vous pouvez passer de l’un à l’autre.
Notez que le mode sortie est optionnel. En l'activant (Scanner les sorties) le WAP scannera uniquement en mode "sortie", et en le désactivant le WAP se remet en mode "entrée".
Diagnostic Cliquez sur ce bouton pour afficher la version de WeezAccess utilisée, l'état du Wi-Fi, batterie de l'appareil, si le linéa est détecté, s'il est connecté, la batterie du linéa etc.
Terminer le contrôle Cliquez sur ce bouton pour clôturer votre session de scan (voir le point 6 pour plus de détails).

Mode association
Il permet de scanner un 2ème code-barres afin de l'associer à un participant. Cas concret d'utilisation : les courses à pieds ou l'on associe un dossard à chaque participant en scannant d'abord le e-billet puis le code-barres à associer.

Etape 1 : Scan du e-billet du participant Etape 2 : Association du 2ème code-barres

6. Fonctions et options supplémentaires

Chargement auxiliaire
Ce mode de chargement permet de charger l'iPod à l'aide de la batterie du lecteur de code-barres lorsque la batterie de l'iPod est à plat. Pour basculer sur cette batterie rendez vous sur l'application WeezAccess puis dans Réglages avancés > Chargement auxiliaire.

NB: La torche de l'iPod ainsi que le Bluetooth sont deux fonctions gourmandes en énergie. En cas de nécessité de lumière, veuillez utiliser un éclairage d'appoint et non cette torche. Si celle-ci se déclenche vous pouvez l'éteindre en déroulant le menu du bas de l'écran et en cliquant sur le symbole de la torche en bas à gauche.

Scan sur câble USB
Cette option permet de faire fonctionner le lecteur de code-barres lorsque le terminal est en cours de chargement.

7. Terminer le contrôle

Lorsque le contrôle est terminé, cliquez sur "Terminer le contrôle" dans le Menu en bas à droite. 


Deux cas de figures sont possibles :

  • L'appareil est connecté à Internet : cliquez sur "Synchroniser et fermer" pour mettre à jour les dernières données et clore la session de scan.
  • L'appareil est déconnecté : rétablissez la connexion et réitérez l'opération. Vous ne pouvez fermer l'application sans synchroniser les données de scan (pas de risque de perte de données). La synchronisation se fera quand la connexion sera à nouveau disponible.

8. Problèmes et dépannage

Impossible de me connecter Vérifiez que vous êtes connecté à Internet. Vérifiez votre e-mail et mot de passe de connexion
L'application est bloquée Forcez la fermeture de l'application en cliquant deux fois sur le bouton principal de l'iPod et en faisant glisser la fenêtre vers le haut, puis relancez la
Les données ne se synchronisent pas Vérifiez que vous êtes connecté à Internet. Vérifiez vos réglages du délai de synchronisation dans "Réglages"
Ma liste n'est pas proposée dans la sélection Vérifiez dans votre backoffice Weezevent que votre liste est bien active et non archivée
Le code-barres est illisible Bougez lentement votre mobile en vous rapprochant et vous éloignant du code-barres. Centrez le code-barres sur l'écran. Si cela ne fonctionne toujours pas, saisissez manuellement le code-barres en utilisant le mode "Saisie" ou cherchez le participant en mode "Liste"

Si vous avez acheté un terminal WeezAccess Pro et souhaitez modifier l'ID Apple, merci de suivre les indications suivantes :

- Dans le menu principal de votre iPod, cliquez sur réglages  > iTunes Store et App Store
- Cliquez sur le mail [email protected]
- Cliquez sur Déconnexion
- Insérez votre propre IDApple et votre mot de passe

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