Utiliser une plateforme d'invitations

Cette interface vous permet de gérer vos envois groupés ou individuels d’invitations.

Chaque destinataire reçoit, par e-mail, une invitation pour l’événement.

plateforme d'invitation

1. Envoi des invitations

Les envois d’invitations peuvent se faire de deux façons :
Vous pouvez compléter manuellement les différentes lignes de la plateforme en renseignant les différents champs.

Sur de grands volumes d’invitations (envois en cascade), il est plus pratique d’importer votre listing Excel directement dans la plateforme pour que les lignes se remplissent automatiquement (voir 1.2).

1.1 Manuellement

- Remplissez les champs Civilité, Nom, Prénom, E-mail et Société de chaque destinataire. Les autres informations (cf Section 2. Indicateurs de suivi) se mettent à jour automatiquement
- Sélectionnez les invitations à envoyer en cochant la petite case à gauche de chaque ligne
- Cliquez sur le bouton Envoyer

1.2 Import/Export

Cette fonction vous permet d’importer un listing Excel comprenant votre liste d’invités. Il se fait en plusieurs étapes :

- Cliquez sur le bouton Import/Export
- Cliquez sur Télécharger pour récupérer le modèle Excel à remplir
- Votre Excel doit fournir, à minima, les champs noms, prénoms et e-mail pour que l’invitation soit nominative. Il est important de respecter l’ordre des colonnes du modèle
- Une fois rempli, enregistrez-le sur votre ordinateur
- Cliquez sur le bouton Importer pour charger, dans la plateforme, l’ensemble de votre listing

Pour procéder à l’envoi global, pensez à bien afficher tous les éléments de la plateforme, les cocher et cliquer sur Envoyer.

IMPORTANT

Vous pouvez afficher 25, 50, 100 ou Tous les éléments de la plateforme. Si vous souhaitez envoyer toutes les invitations en une fois, il est important de cliquer sur « Tous »  pour afficher toutes les lignes de la plateforme et sélectionner l’ensemble en un clic avant de cliquer sur Envoyer. Le temps de chargement peut durer quelques secondes si la plateforme comporte beaucoup d’invitations.

1.3 Invités supplémentaires

Si vous souhaitez ajouter des invités à votre listing, vous pouvez le faire directement depuis la plateforme en complétant les lignes manuellement. Toutefois, si le nombre d’invités à ajouter est élevé, il faudra cliquer de nouveau sur le bouton Import/Export, puis sur "Téléchargez" pour ajouter les coordonnées des nouveaux destinataires à votre premier listing.

Le fichier que vous aviez précédemment importé dans la plateforme s’ouvre alors. Vous n’avez plus qu’à le compléter, à l'enregistrer, puis à le réimporter dans la plateforme.

Pour envoyer des invitations aux nouveaux destinataires uniquement, utilisez les filtres (par exemple, filtrer sur les envois d’invitations pour lesquels le compteur est 0). Cela évitera d’envoyer des invitations en doublon.

2. Indicateurs de suivi

Des indicateurs présentent un suivi global de vos envois : nombre total d’invitations transmises, nombre total d’invitations confirmées par les invités, etc. Ils se mettent à jour automatiquement. Dès qu’un envoi ou un téléchargement est effectué, deux indicateurs (à droite de la page) se mettent à jour automatiquement.

3. Filtres et tris

Ils vous permettent de modifier l’affichage des éléments de la plateforme en fonction :

- de l’invitation envoyée (Pass 3 jours all access, Pass Omnivorious, etc)
- de la réponse de l’invité (confirmation ou infirmation de présence)
- du nombre de téléchargements de l’invitation par l’invité (une fois qu’il a confirmé sa présence)
- du nombre de fois où l’invitations a été envoyée sur une même adresse mail (0, plus d’un)

Conseil : si vous recherchez une invitation en particulier, n’hésitez pas à trier les colonnes par ordre alphabétique en cliquant sur les doubles flèches à côté de chaque intitulé. Cela activera le tri souhaité (ordre croissant, décroissant, etc.)

Filtres plateforme d'invitations

Le chargement peut prendre quelques secondes si la plateforme comporte beaucoup d’invitations.

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