Créer un formulaire d'inscription

Les formulaires d'inscription vous permettent de poser des questions aux acheteurs ou aux participants de votre événement. Ils apparaissent lors de la deuxième étape du processus de commande.

1. Créer un formulaire

- Connectez-vous à votre compte puis cliquez sur l'événement de votre choix
- Dans le menu Configurer, cliquez sur "Formulaires" puis sur "Créer un formulaire"
- Les instructions qui précèdent les formulaires peuvent être personnalisées (menu Configurer > Options de billetterie > Messages personnalisés)
- Vous pouvez créer autant de formulaires qu'il y a de tarif(s) en vente dans votre événement. Deux formulaires différents ne peuvent s'appliquer à un même tarif

Conseil : nommez le formulaire avec le nom du tarif sur lequel il s'appliquera pour vous y retrouver facilement si vous créez plusieurs formulaires

créer un formulaire

2. Ajouter un champ

Ajouter un champ vous permet de recueillir davantage d'informations sur chaque inscription. Chaque champ peut être demandé de façon facultative ou obligatoire. Si la demande est obligatoire, l'acheteur ne pourra pas passer à l'étape suivante sans avoir renseigné le champ concerné.

Vous pouvez modifier l'ordre d'apparition des champs dans votre formulaire grâce aux doubles flèches blanches à gauche de chaque ligne. Cliquez dessus et gardez votre doigt enfoncé pour déplacer le champ. Lâchez une fois que la position du champ dans le formulaire vous satisfait.

Pour modifier un champ (intitulé de la question, format de réponse), cliquez sur l'icône en forme de roue dentée à droite de celui-ci.

Pour supprimer un champ, cliquez sur la corbeille à droite de chaque champ. La suppression d'un champ est irréversible et engendre la perte de toutes les données relatives à cette question.

Champs prédéfinis

Weezevent a paramétré une série de champs fréquemment utilisés par les organisateurs. Sélectionnez le(s) champs de votre choix pour les ajouter à votre formulaire.

Champs personnalisés

Créez votre propre question, et choisissez le format de réponse souhaité entre :

  • Champ texte
  • Zone de texte
  • Menu déroulant
  • Envoi de fichier (upload par le participant), seuls les formats jpeg, jpg, gif, png, pdf et doc sont acceptés
  • Champ date
  • Titre de séparation (pour organiser votre formulaire)
  • Case à cocher (ces cases peuvent être cochées par défaut)
  • Champs pays
Pour chaque question personnalisée, vous pouvez saisir un commentaire qui s'affichera sous la question pour la détailler.
 
Les champs prédéfinis et personnalisés peuvent être demandés pour chaque billet acheté (si la commande comporte plus d'un billet) ou à l'acheteur uniquement, quelque soit le nombre de billet dans la commande.

Champs demandés pour chaque billet

Lorsqu'un acheteur passe une commande de X billets, vous pouvez récupérer les informations de l'acheteur seulement, ou celles de l'acheteur ET de chaque participant.
Par exemple, si vous récupérez les noms et prénoms de chacun d'eux, les billets seront nominatifs avec les noms de chaque participant. Dans le cas contraire, tous les billets seront au nom de l'acheteur.

Conseil : pour une base de données complète, il est plus intéressant de récupérer les informations de chaque participant.

Champs demandés à l'acheteur

Par défaut pour les  commandes en ligne, l'acheteur doit renseigner pour chaque commande les champs : nom, prénom, e-mail, confirmer e-mail. Cela est obligatoire pour assurer la prise de commande.
Cependant, vous pouvez supprimer ces champs dans vos formulaires afin qu'ils ne soient pas demandés pour les commandes hors ligne (saisies manuelles, guichet).

3. Activer le formulaire

- Cochez le ou les tarifs sur lesquels s'appliquera le formulaire que vous venez de créer
- Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre formulaire

tarifs associés au formulaire

4. Gérer ses formulaires

- Cliquez sur Configurer > Formulaires

- Utilisez les icônes à droite de la page pour :

  • Avoir un aperçu des champs demandés aux acheteurs et/ou aux participants
  • Modifier un formulaire
  • Dupliquer un formulaire
  • Supprimer un formulaire
Attention : la suppression d'un formulaire est irreversible et entraînera la suppression des données précédemment collectées.

Il est possible de personnaliser les instructions des formulaires crées. Pour cela, rejoignez les options de billetterie (menu Configurer) afin de saisir votre texte

instructions pour le formulaire

5. Appliquer un formulaire pour les ventes en guichet

Plusieurs options sont envisageables pour activer un formulaire pour les ventes en guichet. Vous pouvez :
-  Utiliser les formulaires crées pour les tarifs en vente en ligne
- Créer des formulaires dédiés au guichet
- Ne pas appliquer de formulaire sur les ventes en guichet

Pour mettre en place ce réglage, nous vous invitons à consulter la section Formulaires de l'article  Créer et configurer un guichet.

6. Utiliser les informations

Rendez-vous dans le menu Participants > Gérer les participants de l'événement pour accéder aux informations sur chaque inscription

Modifier les informations

- Cliquez sur un billet pour visualiser son détail et ainsi consulter les informations renseignées par l'acheteur au moment de sa commande
- Vous pouvez modifier manuellement les informations de l'acheteur et/ou celles du participant en cliquant sur le bouton "Modifier"
- Enregistrez vos modifications pour mettre à jour votre fichier

Exporter les informations

Toutes les données renseignées à l'étape formulaire s'exportent au format CSV (Excel) depuis votre gestionnaire de commande. Dans la rubrique Participants > Gérer les participants, cliquez sur le bouton  Télécharger.

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