Contrôler vos entrées sur mobile avec notre application WeezAccess

Simple, rapide et efficace, l'application de contrôle  WeezAccess permet de scanner les billets de votre événement via la caméra de l'appareil photo de votre SmartPhone. Elle est disponible gratuitement sur l' Appstore et sur Google Play Store.

Lorsqu'une connexion Internet (Wi-Fi) / 4G est disponible sur le lieu de l'événement,  les données de contrôle sont synchronisées entre le serveur et chaque appareil connecté. Une mise à jour automatique s'effectue toutes les 30 secondes, et permet de synchroniser les smartphones entre eux. Les billets vendus sur place en guichet, et à la dernière minute sur Internet pourront être reconnus par les smartphones.

Vous pouvez utiliser plusieurs appareils simultanément. Si la connexion Internet est interrompue, vous pourrez continuer à contrôler les billets puisqu'il n'y a pas besoin d'être connecté à un réseau Wi-Fi pour scanner les billets. La synchronisation se fera quand la connexion sera à nouveau disponible.

Vous trouverez   ici la version papier de la notice. Nous vous conseillons de l'imprimer pour l'avoir à portée de main, si besoin, le jour de l'événement. Vous y trouverez notamment notre numéro d'astreinte à contacter en cas d'urgence technique les soirs et weekends.

1. Connectez-vous à Internet (Wi-Fi)

L'application WeezAccess nécessite une connexion Internet uniquement lors de la connexion et du chargement des données de contrôle. Allez dans les réglages Wi-Fi de votre smartphone pour détecter le réseau de votre choix et y accéder par mot de passe ou vérifiez que votre smartphone est bien connecté en 4G.

2. Connectez-vous à votre compte Weezevent

Saisissez votre login et votre mot de passe d'accès à votre compte Weezevent et cliquez sur "connexion".

Attention, pour vous connecter, vous devez obligatoirement créer un opérateur dans la rubrique Contrôle d'accès de votre votre compte, accessible depuis Outils > Contrôle d'accès > Opérateurs.

Le chargement des données de toutes vos listes actives débute dès que vous vous connectez.

3. Sélectionnez la liste


Sélectionnez la ou les liste.s de contrôle nécessaire.s au contrôle des billets de votre événement puis cliquez sur "Charger".
Pour en savoir plus sur les listes de contrôle,   consultez notre article dédié.

NB: vous pouvez créer des listes de contrôle spécifiques depuis votre interface Weezevent dans la rubrique  Outils > Contrôle d'accès > Listes.

4. Contrôlez vos billets

4.1 Modes de compostage

Mode scan Placez le billet sous la caméra de l’appareil et visez le centre du code-barres. La distance entre le billet et le mobile doit être comprise entre 5 et 20 cm.
  Mode saisie En cas de code-barres mal imprimé ou illisible, utilisez le mode saisie manuelle. Touchez l’écran puis saisissez le numéro de code-barres figurant sur le billet imprimé. Terminez en cliquant sur « Valider ». Le statut du billet apparaît.
  Mode liste Saisissez un nom de participant ou le début du nom dans le champ de recherche puis cliquez sur « Rechercher ». Scrollez dans la liste si nécessaire et cliquez sur la ligne correspondante. Cliquez sur « COMPOSTER » pour composter le billet.

4.2 Raccourcis

Si votre smartphone est connecté à Internet, la synchronisation se fait automatiquement à l’intervalle que vous avez défini dans les réglages.

Par défaut, il est fixé à 30 secondes. Vous pouvez réduire ce délai à 5 secondes, toutefois cela consomme davantage de batteries.
La bulle en bas à gauche vous indique l'état de synchronisation de l'appareil : 

  • Rouge : synchronisation initiale non terminée ou pas de synchro depuis 30min 
  • Orange : pas de synchro depuis 5min 
  • Vert : appareil synchronisé

4.3 Statuts des billets

Billet valide Billet déjà scanné Billet inconnu
Le billet est valide et a été composté. Le nom, le prénom et le tarif apparaissent.
Le billet a déjà été scanné. L’heure et le nom du mobile qui l’a scanné s’affichent.
Le billet n’est pas présent dans la liste des billets chargés dans l’appareil.

5. Fonctions et options supplémentaires

Cliquez sur l'icône Menu en bas à gauche afin d'accéder aux éléments suivants :
  Informations session Permet de vérifier la liste de contrôle sélectionnée, l'identifiant opérateur utilisé pour se connecter et le nom du terminal de contrôle.

Statistiques Affiche les statistiques détaillées des billets contrôlés ventilés par catégories et sous-catégories
Réglages avancés Accédez aux réglages avancés de l’application : fréquence de synchronisation, mode entrées/sorties, mode association, alertes sonores, etc. 

Le mode « entrée » (IN) vous permet de composter les billets pour faire entrer les participants (mode par défaut). Le mode « sortie » (OUT) vous permet de gérer la sortie des visiteurs. Vous pouvez passer de l’un à l’autre. 
Notez que le mode sortie est optionnel. En l'activant (Scanner les sorties) l'appareil scannera uniquement en mode "sortie", et en le désactivant l'appareil se remet en mode "entrée".
Diagnostic Cliquez sur ce bouton pour obtenir des informations sur le niveau de batterie de l'appareil, l'état de la connexion internet, etc.
Terminer le contrôle Cliquez sur ce bouton pour clôturer votre session de scan (voir le point 6 pour plus de détails).

Mode association

Il permet de scanner un 2ème code-barres afin de l'associer à un participant. Cas concret d'utilisation : les courses à pieds ou l'on associe un dossard à chaque participant en scannant d'abord le e-billet puis le code-barres à associer.

Etape 1 : Scan du e-billet du participant Etape 2 : Association du 2ème code-barres

 

6. Terminer le contrôle

Lorsque le contrôle est terminé, cliquez sur l'icône "Menu" puis sur "Terminer le contrôle". Deux cas de figures sont possibles :
  • L'appareil est connecté à internet : cliquez sur "Synchroniser et fermer" pour mettre à jour les dernières données et clore la session de scan.
  • L'appareil est déconnecté : rétablissez la connexion et réitérez l'opération. Vous ne pouvez fermer l'application sans synchroniser les données de scan (pas de risque de pertes de données). La synchronisation se fera quand la connexion sera à nouveau disponible.
 

7. Problèmes et dépannage

Impossible de me connecter Vérifiez que vous êtes connecté à Internet. Vérifiez votre e-mail et mot de passe de connexion.
L'application est bloquée Forcez la fermeture de l'application et relancez la (deux clics sur le bouton rond en bas de l'iPod puis glisser l'application vers le haut).
Je n'arrive pas à quitter l'écran de scan 1ère étape : Forcez la fermeture de l'application (deux clics sur le bouton rond en bas de l'iPod puis glisser l'application vers le haut). Connectez l'iPod à un réseau Internet. Vérifier la connexion en ouvrant une page sur Safari. Relancer l'application.2ème étape : Si la première étape n'a pas résolu votre problème et si vous n'avez pas encore commencé à scanner des billets, rendez vous dans les réglages de l'Ipod. Cliquez sur WeezAccess. Activez "Effacer les données". Relancez l'application. Répétez l'opération une deuxième fois si besoin.
Les données ne se synchronisent pas Vérifiez que vous êtes connecté à Internet. Lancez une synchronisation forcée. Vérifiez vos réglages du délai de synchronisation dans "Réglages".
Ma liste n'est pas proposée dans la sélection Vérifiez que vous êtes connecté à Internet. Vérifiez dans votre interface Weezevent que votre liste est bien active et non archivée. Vérifiez les droits d'accès aux listes de contrôle de vos opérateurs.
Le code-barres est illisible Bougez lentement votre mobile en vous rapprochant et vous éloignant du code-barres. Centrez le code-barres sur l'écran. Si cela ne fonctionne toujours pas, saisissez manuellement le code-barres en utilisant le mode "Saisie" ou cherchez le participant en mode "Liste"..

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