Configurer le contrôle des accès de son événement

Votre événement approche ? Il est temps de se concentrer sur la préparation de l'accueil et du contrôle des billets de vos participants.

L'application  WeezAccess permet de contrôler ces billets en chargeant des listes de contrôle préalablement paramétrées sur votre compte.

Une liste de contrôle est un groupe de participants auquel vous attribuez des droits de passage sur votre événement en fonction de la zone de scan (entrée grand public, entrée presse, accès VIP, etc.)

Une liste de contrôle peut :

  • contenir les participants de un ou plusieurs événements ou séances.
  • correspondre à un lieu physique (Entrée A, entrée B, zone VIP)
  • correspondre à une période (Pass 3 jours, Vendredi, Samedi).
Par défaut, une liste de contrôle est créée automatiquement pour chacun de vos événements ou chacune de vos  séances. Ces listes de contrôle par défaut contiennent l'intégralité des participants à votre événement ou votre séance (participants Weezevent et participants éventuels de vos autres canaux de distribution que vous auriez préalablement importés).

Ces listes par défaut sont disponibles dans votre application de contrôle WeezAccess sans intervention particulière de votre part.

1.Gestion des listes de contrôle

Création d'une liste de contrôle

  • Connectez-vous à votre interface Weezevent
  • Cliquez sur l'icône en forme de boîte à outils en haut à droite de l'écran puis rejoignez la section "Contrôle des accès". Les listes de contrôle générées par défaut apparaissent
  • Cliquez sur "Mes listes" puis cliquer sur "Nouvelle liste de contrôle" en haut à gauche.
  • Choisissez un nom pour votre liste (Exemple : Contrôle - Journée 1, Contrôle - Journée 2, Retrait des bracelets, etc.)
  • Choisissez une couleur pour vous y retrouver
  • Sélectionnez le nombre de droits de passages dont bénéficieront par défaut les participants ajoutés à cette liste
  • Cliquez sur Ajoutez une règle
    • Sélectionnez l'événement concerné
    • Sélectionnez "Tous les tarifs" ou choisissez tarif par tarif
  • Vous pouvez ajouter d'autres règles de contrôle si votre liste doit incorporer les participants d'autres événements par exemple
  • Enregistrez

Votre liste de contrôle apparaît désormais dans la rubrique  Mes listes de contrôle ainsi que dans l'application de contrôle WeezAccess !

Modification d'une liste

Dans la rubrique  Mes listes de contrôle, cliquez sur la roue crantée dans la ligne de la liste de contrôle que vous souhaitez modifier. Effectuez les modifications que vous souhaitez. Vous pouvez supprimer, ajouter ou modifier une règle de passage.

Les droits d'accès des participants seront modifiés à la volée et les terminaux de contrôle équipés de WeezAccess seront automatiquement mis à jour si ceux-ci sont connectés à internet.

Recherche de participant par liste et compostage manuel

Restez dans la rubrique  Mes listes de contrôle pour visualiser les participants d'une liste, vérifier leur passage sur un point de contrôle ou composter leur billet manuellement.

  • Cliquez sur l'icône représentant un groupe de personnes (colonne Actions)
  • Utilisez le champ de recherche pour saisir le nom ou le prénom du participant et consultez ainsi ses données de compostage sur un une liste de contrôle
  • Cliquez sur Composter pour valider manuellement la venue d'un participant sur un point de contrôle. L'information (les droits de passage restants) sera automatiquement transmise à l'application de contrôle WeezAccess si celle-ci est connectée à internet
  • Pour supprimer un compostage, cliquez sur le nom du participant de votre choix puis sur la croix à côté du scan de votre choix. Celui-ci se grise. La suppression ne sera définitive qu'une fois que vous aurez cliqué sur VALIDER. Vous pouvez annuler la suppression en recliquant sur la croix tant que vous n'avez pas validé.
  • Attention : la suppression d'un scan est définitive

Activation / désactivation / suppression de liste

  • Activation / désactivation : les listes de contrôle peuvent être désactivées ou réactivées afin qu'elles apparaissent ou non dans l'application de contrôle WeezAccess
  • Suppression : vous pouvez supprimer les listes de contrôle
    Attention, la suppression d'une liste entraîne la suppression des droits des participants attachés à cette liste ainsi que l'historique des données de contrôle attachées à cette liste

Archivage des listes de contrôle

Les listes de contrôle d'un événement sont archivées de façon automatique lorsque :

  • Vous clôturez vous-même votre événement
  • Votre événement est terminé depuis plus de 24 heures
  • La séance de votre événement est commencée depuis plus de 48 heures

Vous pouvez consulter vos listes archivées en cliquant sur le bouton  Afficher les listes archivées. Pour réactiver une liste archivée, cliquez de nouveau sur son statut pour le modifier.

Si vous réactivez une liste archivée, il vous faudra l'archiver manuellement lorsque vous n'en aurez plus besoin.

Si vous ne souhaitez pas utiliser l'archivage automatique, il est possible de le désactiver et d'archiver vous même les listes manuellement. Pour cela, cliquez sur  Archivées puis sur Modifier l'archivage automatiqueet sélectionnez NON dans l'encadré Utiliser l'archivage automatique.

2. Gestion des Opérateurs

A quoi servent les opérateurs ?

Il s'agit d'identifiants dédiés au contrôle des accès. Ils seront demandés au lancement de l’application WeezAccess uniquement. Il est possible de créer autant de profils opérateurs que souhaité. Un même profil peut être utilisé pour se connecter sur plusieurs terminaux de contrôle ou mobiles en même temps.

NB : Un opérateur ne peut se connecter sur votre compte Weezevent avec les identifiants que vous lui avez transmis : ils ne seront pas reconnus par le site. Cela évite de transmettre le mot de passe de votre compte organisateur, et de donner ainsi accès aux paramètres confidentiels de votre billetterie (base de données de l’événement, etc.).

Création des identifiants

Le nom vous permet de nommer et gérer facilement vos utilisateurs si vous en créez plusieurs.
L’identifiant e-mail et le mot de passe permettent de se connecter sur l’application de contrôle WeezAccess et sur les terminaux WeezAccess Pro disponibles en location. Les tarifs sont indiqués  ici.

N’hésitez pas à simplifier les identifiants en privilégiant un e-mail court pour permettre une saisie rapide à l’étape connexion. L’email peut être une fausse adresse (exemple :  [email protected][email protected], etc.)

Droit d’accès à l’application WeezAccess

Par défaut, chaque opérateur peut accéder à toutes vos listes de contrôle.
Sélectionnez et modifiez à tout instant les listes autorisées pour chaque opérateur et cliquez ensuite sur Enregistrer pour finaliser la création du profil.

Si vous utilisez le terminal  WeezAccess Pro pour contrôler les billets de votre événement, n’hésitez pas imprimer la notice d’utilisation :

Notice WeezAccess Pro

3. Rapports de fréquentation

Vous pouvez désormais créer des rapports de fréquentation sur mesure en déterminant les listes de contrôle qui le composent. Vous pourrez ensuite exporter les données de participation et de compostage des billets de ce rapport.

Cliquez sur  Ajouter une liste de contrôle pour sélectionner la liste de votre choix et l'ajouter au rapport que vous souhaitez générer. Vous pourrez afficher le détail de cette liste en cliquant sur l'icône en forme d'oeil. Les données de compostage ventilées par tarif apparaîtront.

Si vous souhaitez supprimer une liste de votre rapport, passez votre souris sur la liste concernée et cliquez sur la corbeille qui apparaît. La liste sera masquée.

Une fois votre rapport prêt à être généré, cliquez sur le bouton  Exporter en haut à droite de la page.
Deux états sont proposés :

Rapport de fréquentation

Il s’agit d’un export CSV (Excel) de la liste de tous les participants informant de leur passage aux différents points de contrôle ajoutés au rapport.
Le fichier contient notamment : les coordonnées du participant, le nom de l'événement, le tarif, et chacune des listes de contrôle. Pour chacune des listes de contrôle, il est indiqué le nombre de passages.

Historique des scans

Il s’agit d’un historique complet des compostages réalisés au format CSV (Excel). Utilisez ces données pour générer par exemple des statistiques sur les heures de passage de vos participants.
Le fichier contient notamment : le numéro de code-barre, le nom de la liste de contrôle, le nom de l'événement, le tarif, les coordonnées du participant, et la date et l’heure de compostage.

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