Utiliser l'import automatique de participants

Si vous travaillez avec les réseaux FNAC, Digitick et/ou Ticketmaster, vous pouvez bénéficier de l'outil d'import automatique. Finis les imports manuels ! Cet article vous explique les étapes à suivre.

Qu’est-ce que c’est ?

L'import automatique, aussi appelé Webservice, est compatible avec les réseaux FNAC, Digitick et Ticketmaster. Les participants qui achèteront leur place sur un de ces réseaux seront automatiquement importés dans l'événement Weezevent de votre choix.

L’import automatique est une option premium non facturée, vous devez au préalable faire la demande à [email protected] ou bien votre chef de projet. Merci de nous communiquer votre numéro organisateur, il se trouve en bas à gauche de votre page, il commence par un O

Une fois activé, une mise à jour est faite toutes les 24h pour ajouter les nouveaux participants. 
Six heures avant le début de votre évènement ou de votre séance, le Webservice passe en mode intensif : 
- un import total est fait pour s’assurer que tous les participants soient présents dans l’évènement Weezevent 
- l’import s’effectue ensuite toutes les 30 minutes. Si l’évènement possède une date de fin et se déroule sur plusieurs jours (cas d'un festival), le web service est maintenu pendant toute la durée de l’évènement

1. Connecter le compte Webservice

1.1 Récupérer les identifiants Webservice

Adressez-vous à chaque réseau pour récupérer votre identifiant et votre mot de passe Webservice.
Ils sont différents des identifiants que vous utilisez pour vous connecter aux différentes interfaces de gestion.

1.2 Connecter le compte Webservice

Rendez-vous ensuite dans la partie  Outils en haut à droite de votre interface de gestion Weezevent > Distributeurs > puis cliquez sur Import automatique.

Rentrez les identifiants envoyés par FNAC, Digitick ou Ticketmaster. Si les identifiants sont corrects une coche verte apparaîtra ainsi que vos différentes manifestations en vente dans le réseau que vous venez de connecter.
Si aucun évènement ne s’affiche lorsque vous vous connectez, contactez le distributeur pour vérifier avec lui, que la liaison est bien effective.

2. Relier les événements

Cliquez sur  Associer en face de chaque manifestation.

Sélectionnez l'événement Weezevent à relier à la manifestation. Les tarifs distributeurs et les participants seront ensuite automatiquement créés dans cet événement.

3. Les tarifs distributeurs

Lorsque que vous avez relié votre événement Weezevent aux manifestations FNAC, Digitick et/ou Ticketnet, de nouveaux tarifs vont apparaître sur votre événement, ce sont les les tarifs distributeurs.

Vous pouvez les consulter en allant sur la page ConfigurerTarifs et mise en vente de votre événement. Sur le côté droit de votre grille tarifaire sera indiqué le réseau de billetterie concerné par chaque tarif.

3.1 Quel lien avec le contrôle des billets ?

Une fois que l’import automatique est en place, il sera tout à fait possible de lire les billets des réseaux de billetterie FNAC, Digitick et/ou Ticketnet avec nos terminaux de contrôle.

Attention : si vous configurez vos listes de contrôle en fonction des tarifs, il ne faudra pas oublier d’y ajouter les tarifs distributeurs qui seront apparus sur votre événement (il se peut que certains tarifs apparaissent peu de temps avant le début de votre événement).

Vous trouverez plus d’information sur la configuration de votre contrôle d’accès ici.

3.2. Quel lien avec les quotas de votre événement ?

Si vous avez appliqué un quota à l’ensemble de votre événement (ou à une catégorie de tarifs dans laquelle vous avez rangé un tarif distributeur), les ventes des tarifs distributeurs vont s’additionner à celles de vos tarifs Weezevent et seront donc comptées dans le calcul des places restantes.

À savoir :

  • Si le quota de votre événement (ou catégorie) est atteint, les ventes de vos tarifs Weezevent stopperont mais pas celles des tarifs distributeurs, il faudra donc bien veiller à contacter les autres réseaux de billetterie si vous souhaitez arrêter les ventes
  • Pensez à bien calculer en amont le nombre de billets que vous souhaitez vendre sur chaque réseau 

4. Pointage billetterie

Afin d'éviter toute mauvaise surprise le jour de l'événement, nous vous conseillons de procéder à des pointages billetterie afin de vérifier que toutes vos manifestations, tous vos tarifs et donc tous vos participants ont bien été créés dans votre interface Weezevent.

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